Im dritten Teil zum Beitrag „Fokus Arbeitstechniken“ geht es um die digitale Konservierung von Erfahrungen aus dem Prozess der Arbeit in Abgrenzung zur strukturierten Verwaltung von Dokumenten in digitalen Dateiablagesystemen.
Die Herausforderung
Eine grundsätzliche Herausforderung im Prozess der Arbeit ist der wachsende Leistungsdruck. So zum Beispiel in solchen Fällen, wo auf Grund äußerer oder innerer Störungen des kontinuierlichen Geschäftsverlaufes einzelne Mitarbeiter oder Teams in sehr kurzer Zeit Aufgaben zu erfüllen haben, bei denen sie schnell und treffsicher auf passende Erfahrungen zurückgreifen müssen, um zum Beispiel Risiken und nachträgliche Doppel- bzw. Zusatzarbeit zu vermeiden.
Abgrenzung
Um die „handwerklichen“ Herausforderung der Wissensarbeit gleich zu nennen, es geht bei diesem Beitrag nicht um die Entwicklung, Gestaltung und Nutzung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems sondern um eine sogenannte digitale Erfahrungsliste (kurz die Erfag-Listen oder den „Erfag“ eines INKOBA smart books). Das Kürzel Erfag wird hier auch als Synonym für einen Schatz, nämlich den Erfahrungsschatz verwendet.
Unterschiede
Einfach gesagt besteht der Unterschied zwischen dem Erfag eines INKOBA smart books und der Anwendung eines Dokumentenmanagementsystems darin, dass im Erfag ausschließlich die Quintessenz eingepflegt und geteilt wird. Erfag ist kein Dokument im Sinne einer Liste sondern die digitale Oberfläche einer Datenbankanwendung, die zum Teilen und Vergleichen von Wissensgut mit entsprechender Suchfunktion ausgestattet ist und sich in einer geschützten Arbeitsumgebung mit geregeltem Nutzerzugriff befindet,
Quintessenz
Quintessenz, was ist das und wie entsteht sie? Diese Fragen sollen hier kurz erläutert werden. Quintessenz ist das, was sich als das Wesentliche einer Sache herausstellt. Zum Beispiel die Quintessenz des Buches, eine Untersuchung, eines Störfallbeseitigungskonzeptes oder einer „Langen Rede“, die uns manchmal an einen „Sprechdurchfall“ erinnern könnte. Synonyme für Quintessenz sind zum Beispiel das Wesentlichste, das Wichtigste, der springende oder zentrale Punkt, der Dreh- und Angelpunkt, der Grundgedanke, der Hauptgedanke, die Hauptsache, die Kernaussage, der Kern, der Kerngedanke, der Hauptinhalt, das Kernstück, die Essenz, die Substanz oder auch das A und das O. Soweit eine Antwort auf den ersten Teil der Frage nach dem WAS IST DAS.
WIE Quintessenz im Prozess der Arbeit entsteht lässt sich auch einfach beantworten. Sie entsteht zuerst im Bewusstsein eines Mitarbeiters oder einer Gruppe von Mitarbeitern und kann dann, wenn im Prozess der Arbeit Wissensarbeit gewollt und zugelassen ist, ausgesprochen, aufgeschrieben, digitalisiert, gepflegt, geteilt und evaluiert werden.
Würdigung einer Quintessenz
Ob ein wissenstechnologisches Erfag-Konzept funktioniert und wie gut es funktioniert, hängt wesentlich von seiner Würdigung in der Sache und an der Quelle ab. Würdigung in der Sache bedeutet in Anlehnung an Veröffentlichungen von Prof. Peter Kruse eine Bewertung der Relevanz, der Akzeptanz und der Stimmigkeit im Team (hier verwendet Kruse den Begriff Resonanz) um danach entscheiden zu können, ob es die Sache grundsätzlich Wert ist, zum Beispiel in den Fundus einer digitalen Erfag-Liste oder in eine Dokumentenbibliothek aufgenommen zu werden.
Der zweite Teil der Würdigung ist die Würdigung an der Quelle. An der Quelle, also dort, wo zum Beispiel das Wesentlicher erkennbar wird, der springende Punkt ins Auge fällt, sich der Dreh- und Angelpunkt befindet oder der Grundgedanke entstanden ist, agieren Experten, deren Bewertung unbedingt mit in die Würdigung einzufließen hat.
Beispiele in der Praxis, auf die in anderen Beiträgen noch eingegangen werden kann, zeigen, das die Würdigung kein einfaches Zahlenspiel sondern ein komplexer Prozess ist, der Zeit, Kosten und ein gewisses Maß an Wissensarbeit in Anspruch nimmt.
Um in der Sache und an der Quelle die Wissensarbeit für den Prozess der Arbeit motivierend zu würdigen ist die Nennung von Ross und Reiter anzuraten. Also, die Dinge, das Kind beim Namen nennen, sagen was los ist, sagen was dahintersteckt, die Verantwortlichkeit für die Ergebnisse aus der Wissensarbeit (klar) im INKOBA smart book benennen.
Digitale Konservierung
Will man Wissensgut als digitalen Erfahrungsschatz konservieren, der in geschützten Netzwerken effizient und leistungsorientiert geteilt werden soll, dann sollte diese Überlegung bereits bei der Konfiguration von Starterkits berücksichtigt werden. Dies betrifft zum einen ein gesondertes Arbeitspaket für den Arbeitsplan des Veränderungsvorhabens zu beschreiben und zum anderen die Konfiguration der informationstechnischen Arbeitsumgebung zu bewerkstelligen. Letzteres ist notwendig, um dem Team eine Entwicklungsumgebung bereitzustellen, die die informationstechnische Basis der Wissensarbeit ausmacht.
Detaillierte Arbeitstechniken werden an dieser Stelle nicht beschrieben. Hierzu können autorisierte Markenbotschafter und Markenbotschafterinnen Auskunft geben und sie in ihrem Projekt unterstützen.